Sicher

Die oft erwähnte Datensicherheit ist dem Eye-Office Team ein doppelt wichtiges Anliegen.

3-Phasen-Datensicherungskonzept

Hand aufs Herz, die Daten Ihrer Kunden und Aufträge sind mit die wertvollsten Güter in Ihrem Geschäft. Im Falle eines Datenverlustes verlieren Sie nicht nur sämtliche Rechnungsinformationen, sondern auch jegliches Mittel zur Direktwerbung und Kundenbindung. Das sind Daten, die Ihnen keine Brandschutz- oder Diebstahlversicherung wieder herstellen kann!

Deshalb erarbeiten wir mit Ihnen ein stimmiges 3-Phasen-Datensicherungskonzept, das Sie mit wenig Aufwand vor Datenverlusten aller Art schützt.

Daneben beinhaltet der Begriff Datensicherheit natürlich auch, dass die Daten Ihrer Kunden bei Ihnen in den besten Händen sind. Das beginnt mit Kleinigkeiten, dass ein Kunde nicht "aus Versehen" Daten eines anderen Kunden zu sehen bekommt, und geht bis zu technischen Feinheiten wie verschlüsselter Kommunikation zwischen Ihren Filialen oder auch mit dem Eye-Office Support.

Backup-Service

Um eine ausreichende Datensicherheit zu gewährleisten, sind regelmäßige Sicherungen, sogenannte Backups, ein Muss. Dafür gibt es ausreichend Programme, die das erledigen. Warum also ein Backup-Service? Nun, weil für ein Sicherheitskonzept verschiedene Desaster-Szenarien in Betracht gezogen werden müssen. Und für alles, was schief gehen kann, muss man sich fragen: Wenn das passiert, wieviel Schaden richtet das an? Wie kann ich mich davor schützen?

Es reicht nicht, einmal pro Woche eine Datensicherung auf CD oder Band zu spielen und mit nach Hause zu nehmen, wenn man nicht vertreten kann, dass im schlimmsten Fall die Daten der ganzen Woche seit der letzten Sicherung verloren sind. Genausowenig hilft es, stündlich eine Sicherung des Servers auf eine externe USB-Festplatte zu spielen: Wenn im Geschäft ein Feuer ausbricht, sind die Daten trotzdem weg! Es zeigt sich, dass die Regelmäßigkeit der Sicherungen genauso entscheidend ist wie der Ort, wo die Sicherung aufbewahrt wird. Zu diesem Zweck möchten wir Ihnen unser 3-Phasen-Datensicherungskonzept vorstellen:

  1. Kurzfristige Datenbanksicherungen. Mehrmals täglich (abhängig vom Geschäftsaufkommen und der Leistungsfähigkeit Ihres Servers) wird eine Sicherung der Datenbank auf einen anderen PC innerhalb Ihres Geschäfts übertragen. Dies fängt Datenverluste bei einem Schaden direkt am Server ab.
  2. Tägliche externe Sicherung. Jede Nacht wird ein inkrementelles Server-Backup auf einen Online-Speicherplatz hochgeladen. Damit sind die Daten extern gelagert, also vor Verlust geschützt, wenn z.B. ein Feuer in Ihrem Geschäft ausbricht.
  3. Von diesen Sicherungen werden wöchentliche Schnappschüsse erstellt und dauerhaft aufbewahrt. Dies beugt vor allem dem Fall vor, dass die neue Aushilfe vielleicht den falschen Kunden gelöscht hat und man das erst einige Tage oder Wochen später merkt: In den Schnappschüssen sind noch alle Daten vorhanden und lassen sich wieder herstellen.

Programmsicherheit

"Eine Kette ist nur so stark wie das schwächste Glied..." Deshalb muss auch ein Sicherheitskonzept umfassend alle Aspekte des Systems berücksichtigen.

Passwortschutz

Eye-Office ist in mehreren Schichten vor unrechtmäßigem Zugriff geschützt. Das beginnt bei einer grundlegenden Anmeldung beim Programmstart, damit man überhaupt auf Daten zugreifen kann. Darüber hinaus lassen sich diverse Programmteile mit einem Passwort schützen, wenn z.B. nicht alle Mitarbeiter berechtigt sein sollen, Aufträge zu löschen, Bons zu stornieren oder einen Tagesabschluss zu machen.

Daten ausblenden

Es muss nicht sein, dass ein Kunde auf Ihrem Bildschirm sieht, welchen Kunden Sie davor hatten, welche Werte er hat und was Sie ihm verkauft haben. Eye-Office schließt zwar nicht automatisch irgendwelche Fenster, achtet aber darauf, dass Daten ausgeblendet werden, wo es sinnvoll ist. Zum Beispiel werden alle Kundendaten ausgeblendet, sobald Sie die Kundensuche öffnen, weil das Programm davon ausgehen kann, dass Sie mit dem bisher geöffneten Kunden vorerst fertig sind.

Verschlüsselung

Gerade bei der Vernetzung von mehreren Filialen, aber auch beim Senden von Datensicherungen übers Internet, ist Datensicherheit weit mehr als nur aufzupassen, dass keine Daten verloren gehen. Es ist auch immer die Frage, wer die Daten in die Finger bekommt. Ihre Kunden, die Ihnen persönliche und sogar medizinische Daten anvertrauen, haben ein Recht darauf zu wissen, dass Sie mit ihren Daten verantwortungsbewusst umgehen. Unverschlüsselte Daten übers Internet zu senden kommt dabei schon grober Fahrlässigkeit gleich: "E-Mail ist so unpersönlich und unsicher wie eine Postkarte", heißt es immer wieder zu Recht, und genauso sieht es mit allen anderen Daten aus, die nicht "in einen Umschlag gepackt", also verschlüsselt übertragen werden.

Eye-Office benutzt für alle elektronischen Datenübertragungen möglichst sichere Wege. Sei es bei der Vernetzung mehrerer Filialen, beim Hochladen von Datensicherungen auf unsere Sicherungs-Server oder bei elektronischen Bestellungen bei Ihren Lieferanten (sofern die Lieferanten verschlüsselte Übertragungen unterstützen), wir sorgen dafür, dass Ihre Daten nur dort ankommen, wo Sie auch wollen, dass sie ankommen.

Auf der nächsten Seite erfahren Sie, wie Eye-Office so flexibel sein kann.

Wir sind davon überzeugt, dass Eye-Office selbst Sie am besten überzeugen kann. Deshalb empfehlen wir, dass Sie sich bei einer Vor-Ort-Präsentation von uns zeigen lassen, wie Eye-Office Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen kann.

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